Wir mussten jedoch auch feststellen, dass wir unsere eigenen Regeln nicht immer konsequent in die Realität umsetzen. Für diesen Artikel haben wir das Thema Meeting-Kultur mal genauer unter die Lupe genommen und unsere wertvollsten Learnings für dich zusammengefasst. Denn bessere Meetings bedeuten glücklichere Homies!
Als Digitalbude mit agilem Mindset führen wir tagtäglich allerlei Meetings. Mit der Verschiebung hin zum hybriden Arbeiten finden die meisten unserer Termine digital statt, denn nur selten befinden wir uns alle an einem Ort. Deshalb mussten wir in den letzten Jahren unsere Meetingregeln überdenken und herausfinden, wie für uns das optimale Meeting aussieht. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass Meetings klare Regeln erfordern und dass Pausen unsere Produktivität und die mentale Gesundheit unserer Homies stärken. Manchmal gelingt es uns gut und manchmal weniger gut, diese Leitplanken konsequent umzusetzen. Unterm Strich zeichnet sich ein gutes Meeting für uns jedoch dadurch aus, dass alle Homies konstruktive Beiträge leisten und offen miteinander sprechen können, so dass sie die Sitzung mit mehr Energie und Klarheit als vorher verlassen. Die folgenden Tipps helfen uns dabei, jedes Meeting ein bisschen besser zu gestalten.
Learning 1:Wir haben ein klares Ziel
Meetings ohne ein gemeinsames Verständnis darüber, was erreicht werden soll, können schnell zur Zeitverschwendung werden. Jedem Homie sollte vor dem Meeting klar sein, worum es geht und welches Ziel erreicht werden soll.
Learning 2:Wir sind vorbereitet
Manche Meetings erfordern weniger, andere wiederum eine sehr sorgfältige Vor- oder Nachbereitung. Wir stellen uns im Vorfeld die folgenden Fragen: Braucht es eine Moderation? Ist ein Protokoll erforderlich? Sollen wir die Sitzung aufzeichnen?
Learning 3:Wir geben eine klare Zu- oder Absage
Es gibt eine klare Zu- oder Absage vor dem Meeting. Es sollten nur Homies teilnehmen, die einen echten Mehrwert im Meeting sehen. Das können sie selbst entscheiden und vorher kommunizieren.
Learning 4:Wir sind gut strukturiert
Jedes Meeting sollte eine Agenda haben. Diese sorgt für mehr Transparenz, einen klaren Ablauf, ermöglicht gezielte Diskussionen und stellt sicher, dass alle notwendigen Themen abgedeckt werden. Das spart mentale Kapazität und chaotisches Abschweifen. Am besten wird die Agenda vorab mit allen Homies geteilt. Nutze hierfür technische Hilfsmittel und ergänze die Agenda gleich in der Kalendereinladung.
Learning 5:Wir melden uns per Handzeichen oder im Chat
In kleineren Runden klappt es mit dem Sprechen auch so, aber sobald die Gruppe größer wird, hilft dies dabei, das Meeting zu strukturieren. Rückmeldungen auf Ja-/Nein-Fragen erfolgen am besten visuell durch Daumen hoch oder runter. Show some Love: Jede:r Sprecher:In freut sich über eine Reaktion in Form eines Emojis. 🥰
Learning 6:Wir haben die Technik im Griff
Es gibt eine Vielzahl an Tools, die bei der Planung und Umsetzung von Meetings zur Seite stehen. Wir machen uns vor dem Termin mit diesen bekannt und nutzen sie zu unserem Vorteil. Es gibt mittlerweile viele AI-Tools, die die Nachbearbeitung von Remote-Meetings erleichtern. Ein Beispiel ist Fireflies.ai – ein AI-Tool für Meeting-Notes, das automatisch transkribiert, Zusammenfassungen erstellt und Aktionen in Echtzeit erfasst. Das bedeutet, du musst nie wieder Protokolle schreiben! 🥳
Learning 7:Wir sprechen ergebnisorientiert und wertschätzend miteinander
Wir möchten gemeinsam besser werden. Deshalb sprechen unsere Homies offen und auf Augenhöhe. In Meetings suchen wir nach besseren Lösungen und nutzen deshalb eine unterstützende und ergebnisorientierte Sprache. Diese findet meist in der ersten und zweiten Person Singular statt: „Hast du, was du brauchst?“, „Hast du einen konkreten Vorschlag?“, „Wer könnte diesen Schritt mitnehmen?“ oder „Möchtest du Hilfe und falls ja, von wem?“.
Learning 8:Wir schaffen Raum für Pausen
Für unsere Homies ist es wichtig, während und zwischen Meetings Pausen einzuplanen, weil ständiges Sitzen vor einem Computerbildschirm anstrengend ist. Unser Gehirn braucht Zeit, um Informationen zu verarbeiten und sich zu erholen. Wenn wir uns keine Pause gönnen, können wir uns schnell überfordert fühlen und unsere Konzentration und Produktivität sinken. Wir denken bei der Terminplanung daran, dass wir nicht von einem Termin zum nächsten hetzen müssen. Wir planen Pausen ein und beenden Meetings immer pünktlich. Zudem tragen wir feste Fokuszeiten in unseren Kalender ein, an denen wir ungestört an unseren Projekten arbeiten können.
Bonus-Tipp: Bei Google Kalender kann man die Option “Schnelle Besprechung” aktivieren. So werden alle Termine, die für 30 Minuten oder länger angesetzt sind, automatisch gekürzt, damit dir zwischen zwei aufeinanderfolgenden Besprechungen ein wenig Vorbereitungszeit bleibt. 🤓
Learning 9:Wir lagern Themen aus
Manchmal kann es passieren, dass unsere Homies sich verzetteln und viel Zeit mit einem bestimmten Thema verbringen. Das führt dazu, dass die wichtigen Themen und das eigentliche Ziel untergehen und das Meeting länger dauert als geplant. In solchen Situationen ziehen wir frühzeitig die Reißleine und lagern diese Themen aus, damit das Meeting auf Kurs bleibt. Dafür planen wir lieber ein separates Meeting.
Learning 10:Wir legen die nächsten Schritte fest
Ein Meeting ist nur dann produktiv, wenn offene Punkte geklärt wurden und die nächsten Arbeitsschritte definiert und im Team verteilt wurden. Jedem Homie sollte am Ende des Termins klar sein, was zu tun ist, damit er oder sie sich an die eigentliche Arbeit machen kann, die außerhalb des Meetings stattfindet.
Wir probieren stets neue Dinge aus, lernen aus unseren Fehlern und machen es beim nächsten Mal besser. Die Bedürfnisse und Vorlieben jedes Teams sind jedoch unterschiedlich, daher gibt es keine Zauberformel, die für alle Teams gleich gut funktioniert.
Deshalb haben wir uns bei unseren Kolleg:innen aus dem MYTYVERSE umgehört und ihre Meinungen zu einer besseren Meeting-Kultur eingeholt. Hier ein paar Stimmen:
“Neben einem eindeutigen Ziel und einer übersichtlichen Agenda kennt jede:r Teilnehmer:in ihre oder seine Rolle während des Meetings und kann eine klare Antwort auf die Frage "Warum bin ich hier?" geben. Nach dem Meeting wissen alle, wer für was zuständig ist (und wenn wir es nicht wissen, fragen wir nach).”
– Martina Pintarić, Director & Partner, 404 agency & MYTY Group
“Bei bestimmten Arten von Meetings, wie z. B. "Lessons Learned", ist eine neutrale, nicht wertende und wohlwollende Moderation entscheidend, um einen sicheren Raum für alle Teilnehmende zu schaffen. Jede:r sollte gehört werden; selbst diejenige:n, die zurückhaltend sind, haben oft eine Menge zu sagen, wenn sie gefragt werden. Auf diese Weise schaffen wir nicht nur eine Atmosphäre der Wertschätzung, sondern generieren auch mehr Wissen durch einen großzügigeren Austausch und erzielen so bessere Ergebnisse.”
– Rita Valiukonyte, People & Culture Manager, INTEGR8
“Die Verwendung von Emojis während des Meetings kann eine einfache, aber effektive Möglichkeit sein, das Engagement zu steigern. Die Teilnehmer können so Zustimmung, Ablehnung oder Begeisterung ausdrücken, ohne die/den Redner:in zu unterbrechen. Dies ermöglicht schnelles und nonverbales Feedback, verleiht dem Meeting eine persönliche Note und fördert die aktive Teilnahme.”
– Theresa Huber-Scheiff, Senior Communications Manager, MYTY Group
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